La concejal de Modernización del Ayuntamiento de Chiclana, Ascensión Hita, y el concejal de Participación Ciudadana, Juan Carmona, han ofrecido hoy una rueda de prensa para informar de la puesta en marcha de una nueva aplicación informática del registro electrónico de asociaciones.
La edil de Modernización ha enumerado las ventajas que supone la puesta en marcha de este novedoso sistema, “con el que se ahorra tiempo y se hace el trabajo mucho más ágil”. Además, la concejal ha agradecido a los funcionarios del Servicio de Organización de Calidad (SOC), departamento municipal encargado de este servicio, “el gran trabajo que están realizando para llevar a cabo este tipo de aplicaciones, que facilitan enormemente el trabajo municipal”.
En cuanto a las ventajas de esta nueva aplicación informática, la concejal ha dejado claro que “se consigue una mayor facilidad de acceso, ya que la aplicación proporcionará la entrada a un documento electrónico de manera ilimitada, es decir, podrá consultarse a cualquier hora y lugar, sin necesidad de tenerlo de manera física sobre papel”.
Además, la edil ha asegurado que “con esto conseguimos una gran integración, ya que consultar documentos electrónico será tan fácil como hacer un clic”. Otra de las ventajas “es la confianza de tener copias de seguridad de todos los documentos, algo que es prácticamente imposible si se hace de forma analógica, con los documentos en papel”. Además, “con esta digitalización se consigue una reducción del espacio necesario dedicado al archivo y un aumento de la productividad, ya que se cuenta con un correcto archivado y una eficaz recuperación”.
Ascención Hita ha recalcado que otras dos importantes ventajas son la seguridad y la legalidad, es decir, “los documentos van a estar protegidos con diferentes niveles de acceso por usuario, de este modo, cada usuario verá exclusivamente los documentos según los permisos que tenga”. Por otro lado, la concejal ha explicado que “la digitalización certificada, como la firma digital, nos permiten dar validez legal a los documentos electrónicos" y, finalmente, ha destacado que “todo ello ayudará a reducir el uso del papel y con ello ayudará a disminuir la contaminación ambiental”.
Por su parte, el concejal de Participación Ciudadana ha declarado que “estamos ante un gran proyecto, que ofrece una gran celeridad en el trabajo que tenemos que hacer diariamente con las asociaciones”. Además, ha dejado claro que “con ello demostramos que estamos apostando por las nuevas tecnologías, que beneficia enormemente la labor diaria que se hace en el Ayuntamiento”.
Por otro lado, el edil ha afirmado que “dicha iniciativa se ha puesto en marcha después de que los técnicos municipales hayan realizado un estudio, en el que dejaron claro que el sistema anterior estaba obsoleto”.
En cuanto a la aplicación en sí, hay que destacar que toda la documentación que anteriormente se gestionaba en papel, ahora queda digitalizada, facilitando el trabajo de los funcionarios y agilizando los plazos.
En concreto, el programa informático consta de varias pantallas. En la primera pantalla aparece la parte pública de la asociación. En concreto, aparece el nombre de la asociación y la fecha de alta de la misma. Posteriormente, aparece una segunda pestaña que recoge la composición de la junta directiva, con la fecha de su nombramiento. En una tercera pantalla, se encuentran todos los documentos relacionados con los expedientes, es decir, todos los datos físicos. Así, aparece el NIF, la solicitud, los estatutos, los anexos, el informe técnico, los decretos y las comunicaciones. Además, se incluye un histórico de la asociación en el que aparece toda la documentación de las gestiones que el Ayuntamiento ha realizando con la citada entidad, como puede ser organización de eventos, solicitudes, subvenciones, etc.
Con todo ello, Juan Carmona ha insistido en que “se agilizan enormemente los trámites, ya que todas las delegaciones municipales tienen acceso a toda la documentación relativa a las diferentes asociaciones, lo que evita que, ante cualquier gestión, los documentos tengan que ir pasando de un departamento a otro, con las respectivas solicitudes”.
