Una nueva relación entre la administración y la ciudadanía se abre paso en Europa. La pandemia ha cambiado el marco, acelerando el proceso de digitalización en todos los ámbitos de la sociedad. Y las administraciones públicas tienen que estar a la altura. Algunas de ellas llevan años trabajando en ello, como el Ayuntamiento de El Puerto de Santa María, que se ha convertido en una referencia nacional en el campo de la e-administración. Desde hace más de una década la empresa municipal tecnológica El Puerto Global tiene entre sus prioridades acercar la administración local a todos los vecinos, independientemente de su sexo, edad, nivel económico o zona de residencia.
”El Puerto Ciudad Digital”, el plan estratégico de modernización concebido por esta sociead, ha puesto su centro de gravedad en la Sede Electrónica Municipal. Se trata de que los portuenses tengan acceso a información y tramitaciones del Consistorio desde su pantalla, de forma rápida, sencilla y desde cualquier lugar del mundo que cuente con conexión a Internet. Los frutos de todos los esfuerzos invertidos se han hecho especialmente visibles en estos últimos años, en los que, en palabas del teniente de alcalde de Innovación, Comunicación y Administración Electrónica, Javier Bello, “se ha conseguido evitarles a los ciudadanos desplazamientos y colas, reduciendo, a su vez, los tiempos de espera y simplificando la burocracia”. El también presidente de El Puerto Global asegura que “el Ayuntamiento, por su parte, ha logrado ahorrar recursos e incrementar su eficiencia”.
La Sede Electrónica Municipal
Durante 2020 y 2021 la Sede Electrónica Municipal del Ayuntamiento de El Puerto de Santa María ha ido ampliando de forma considerable su catálogo de trámites. Se accede con la url https://sede.elpuertodesantamaria.es/, pero el instrumento básico para operar es el certificado electrónico. Para quienes aún no lo tengan, en el centro de la portada se encuentra un link a la Sede de la Fábrica Nacional
de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, dónde se puede pedir on line este documento.
La Sede Electrónica Municipal ofrece en su portada acceso al Tablón de Edictos Electrónicos, al Verificador de Documentos y al Catálogo de Trámites. Este último se divide en: Gestión Tributaria y Recaudación, Portal del Proveedor y Registro de Entrada. Para una entrada más directa y sencilla, en la parte inferior de la portada es posible encontrar iconos con los trámites más destacados, de entre los que destacan el volante de empadronamiento y el registro de documentos, especialmente demandados por los ciudadanos. Las autoliquidaciones, la admisión a pruebas, el cambio de domicilio y el buzón de quejas son el resto de trámites a los que puede accederse desde la portada. Más abajo todavía, en la propia página principal, están igualmente visibles otras secciones importantes, como el Perfil del Contratante y el Calendario del Contribuyente.
Por otro lado, hay que mencionar que el usuario que se haya identificado con su certificado electrónico también tiene acceso a una carpeta personal en la que se guardan los documentos presentados y en la que pueden consultarse también las gestiones y las notificaciones que hayan llegado su buzón.
Volantes de empadronamiento
En el transcurso de 2021 el Consistorio tramitó 14.304 volantes de empadronamiento, de los cuales 6.667 fueron expedidos por la propia ciudadanía desde la Sede Electrónica, lo que supone un 46,60% del total. Este porcentaje ha ido creciendo ejercicio tras ejercicio: en 2017, año en el que se puso en funcionamiento el servicio, los expedidos de esta forma solo representaron un 1,44% del total; en 2018, un 7,9%; en 2019, un 14%; y en 2020, un 38,09%;
Este volante, que se obtiene de manera gratuita, cuenta con el sello electrónico de la Secretaría General del Ayuntamiento y tiene carácter informativo con relación a la residencia y al domicilio habitual de la persona. Su presentación es suficiente para efectuar algunos procedimientos importantes de otras administraciones públicas, como los relacionados con la asistencia sanitaria, la expedición y renovación del DNI y el pasaporte, la renovación de la Tarjeta de Residencia, los trámites en la Jefatura Provincial de Tráfico y ante la Seguridad Social, la solicitud de un abogado de oficio, así como la bonificación en la tarifa telefónica y las becas para el transporte.
Registro de documentos
Con respecto a la presentación de solicitudes, escritos y documentos a través del Registro General de Entrada, cabe resaltar que en 2021 se han computado un total de 40.974 registros, de los que el 22,11% han sido presentados de manera digital, bien a través del catálogo de procedimientos de la Sede Electrónica o bien
directamente mediante el Registro Electrónico de la misma. Al igual que en el caso de los volantes, este procedimiento no para de crecer: en 2019 fueron el 3,88% del total; y en 2020, el 17,03%.
Los asuntos que han tenido mayor número de entradas son los vinculados a expedientes de obras y aperturas, informaciones urbanísticas, fraccionamientos y compensaciones de deudas, así como los relativos a los impuestos de bienes inmuebles y a la plusvalía municipal. Destaca de forma especial la presentación de solicitudes para el acceso a las convocatorias de bolsas de empleo aprobadas durante el año 2021, que alcanzaron un 60% de los documentos registrados.
Cita previa
La atención presencial tampoco ha parado de modernizarse. El principal avance es un sistema de cita previa que evita concentraciones de personas en tiempos de pandemia e introduce una gestión más eficiente de los tiempos de espera. La ciudadanía tiene a su disposición la cita previa mediante la mencionada Sede Electrónica Municipal y a través de la portada de la página web del Ayuntamiento de El Puerto de Santa María. El enlace directo es https://www.elpuertodesantamaria.es/oac/cita-previa/. En este apartado de la web, que a lo largo del pasado año registró cerca de 65.000 visitas, el usuario puede elegir el servicio municipal al que quiere dirigirse: la Oficina de Atención a la Ciudadanía (OAC), la Oficina Municipal de Información al Consumidor (OMIC), Venta Ambulante, Cementerio Municipal, Urbanismo, Economía y Tributos y Policía Local. Los números de teléfono, la posibilidad de solicitar cita y toda la información necesaria están disponibles en dicho enlace. El pasado 2021 el Ayuntamiento atendió a cerca de 15.000 consultas mediante el sistema de cita previa. La OAC es el servicio con más registros, seguido a mucha distancia de la OMIC, Cementerio y Venta Ambulante.
El Puerto Global ha desarrollado íntegramente y con recursos humanos y técnicos propios el software instalado en la web municipal y en la Sede Electrónica para la cita previa, propiciando un importante ahorro a las arcas municipales.
La notificación electrónica
La digitalización de la administración en el municipio ha tenido un importante hito en las notificaciones electrónicas. La labor de la mencionada empresa tecnológica permitió que el pasado año el Consistorio pusiera en funcionamiento este servicio para los ciudadanos que escojan esta opción en lo referente al fraccionamiento del pago de impuestos. Paulatinamente, esta posibilidad se irá extendiendo al resto de procedimientos administrativos.
Los ciudadanos que son notificados reciben un aviso de la administración local en su dirección de correo electrónico, con el que se le explica dónde y cómo
acceder a la notificación para seguir completando el procedimiento iniciado a través de la Sede Electrónica Municipal o de la plataforma Notific@, del Gobierno de España. En el plano interno, hace unos meses el Ayuntamiento dio un nuevo paso aprobando la solicitud y emisión de informes por vía electrónica.
La Comisión de Modernización y sus retos
Una de las principales claves del éxito del Plan de Implantación de la Administración Electrónica del Ayuntamiento portuense es la labor desempeñada por la plantilla municipal. Los avances son, en gran medida, producto de una metodología de trabajo basada en las sinergias. Técnicos de El Puerto Global y diversas áreas del Consistorio se reúnen mensualmente en la Comisión de Modernización e Innovación Municipal, un órgano colaborativo y transversal presidido por el teniente de alcalde, Javier Bello. Esta comisión planifica los objetivos y propone medidas encaminadas a que la administración electrónica avance. En este sentido aborda, además, todas las incidencias que puedan surgir en el proceso.
A los avances ya reseñados hay que añadir el sistema de gestión de patrimonio público, que tiene como fin que la ciudadanía pueda conocerlo, a la que vez que se pone a disposición de los inversores para el desarrollo económico del municipio. Más allá de la e-administración, en materia de innovación El Puerto ha incorporado en 2021 otras mejoras significativas, como la renovación tecnológica completa de la Policía Local.
A pesar de los logros conseguidos, en la Comisión de Modernización no hay lugar para el conformismo. Entre los retos del futuro se encuentran la extensión de las notificaciones electrónicas y la introducción de la firma biométrica, que facilitará la presentación de solicitudes y documentos en la sede de la OAC, donde todos los procedimientos pasarán a ser digitales. De este modo, se mejorará y agilizará toda la tramitación de forma sustancial. Actualmente, se está trabajando, asimismo, en materia de formación y concienciación con el tejido asociativo de la ciudad, ya que algunos colectivos tienen la obligación de relacionarse electrónicamente con el Ayuntamiento. Y no hay que olvidar que durante el presente 2022 se ampliará el catálogo de trámites de la Sede Electrónica Municipal.
El teniente de alcalde de Innovación, Comunicación y Administración Electrónica ha querido “agradecer a los trabajadores municipales su esfuerzo e implicación para que la administración electrónica sea una realidad en El Puerto de Santa María”. Así, les ha felicitado por “haber conseguido que su Sede Electrónica Municipal sea una referencia”. Asimismo, el también presidente de El Puerto Global anima a la ciudadanía portuense a “hacer uso de estos servicios, como, por ejemplo, todas las opciones que ofrece el Portal Tributario, la Carpeta
Ciudadana y el Registro Electrónico, así como la posibilidad de solicitar volantes de empadronamiento y pagos integrados”.
